NRV Bestuursverkiezingen in Coronatijd . . .
En andere zaken die de aandacht verdienen
Ook verenigingen hebben specifieke uitdagingen in Coronatijd, zo ook NRV Eurocircuit. Nog los van het feit dat wij sinds half oktober geen evenementen meer kunnen organiseren, staan we ook voor de statutair noodzakelijk Algemene Ledenvergadering. Bovendien moet er een Bestuursverkiezing worden gehouden, waarvoor zich echt de nodige kandidaten moeten aanmelden. Hoe pakken we dat allemaal aan, in een tijd dat we maximaal 30 mensen in de kantine mogen ontvangen en eigenlijk helemaal geen samenkomsten zouden moeten organiseren?
Deze week heeft het Bestuur van NRV Eurocircuit zich beraden over hoe hiermee om te gaan. Omdat er nog weinig tot niets bekend is over de Coronamaatregelen in januari, is besloten om geen fysieke Algemene Ledenvergadering te houden, maar alles via internet en e-mail te regelen. We bekijken of we in plaats van de gebruikelijke Algemene Ledenvergadering in januari een Teams meeting kunnen organiseren, inclusief de mogelijkheid om te stemmen. Zodra we daarover meer weten, zullen wij onze leden uiteraard een officiële uitnodiging sturen met de noodzakelijke stukken voor de vergadering.
Bestuursverkiezing
Zeker is wel, dat wij hoe dan ook in januari een Bestuursverkiezing zullen moeten organiseren. Daarbij zijn in principe alle bestuursfuncties beschikbaar, aangezien de meeste zittende Bestuursleden niet meer verkiesbaar zijn. Zo heeft Marcel Lambrechts vorig jaar al aangegeven nog maar één jaar in het bestuur te willen zitten, hoewel hij wel beschikbaar blijft voor de sport en voor NRV Eurocircuit. Wil Teurlings heeft dit najaar het Bestuur verlaten door verschil van inzichten over het te voeren beleid. Dirk Garvelink heeft door privéomstandigheden moeten besluiten dat hij niet meer verkiesbaar is. En datzelfde geldt voor Willemijn Heuvelmans, onze penningmeester. Ook Ron den Engelsen draagt zijn functie van Secretaris met liefde over aan iemand anders. Johan Wijbenga stelt zich wel verkiesbaar voor een Bestuursfunctie. En ook Walter van de Ven wil best nog een jaar Voorzitter blijven, maar heeft er evenmin een probleem mee als iemand anders zich voor die positie verkiesbaar stelt. Het mooiste zou zijn als zich voldoende jonge, enthousiaste mensen zouden aanmelden, die actief zijn in de rallycross. Dan valt er voor de leden ook echt iets te kiezen.
Vijf Bestuursleden
De ervaring van het afgelopen jaar heeft geleerd dat een bestuur van 5 leden meer dan voldoende is. Een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, plus twee leden met een speciale taak: één met als verantwoordelijkheid het wedstrijdsecretariaat en de organisatie van trainingen, de andere als verantwoordelijk bestuurslid voor het circuit en het terrein.
Onderstaand zijn de belangrijkste taken voor ieder bestuurslid samengevat, waarbij duidelijk is dat er ook wat van je wordt verwacht. Maar daar staat dan ook veel voldoening tegenover, want NRV Eurocircuit wil en kan de komende jaren groeien door de juiste stappen te zetten. Wil je daar een bijdrage aan leveren, meld je dan voor 24 december 2020 aan als kandidaat bestuurslid door een mailtje te sturen naar secretariaat@nrv.club. Zet daar even kort in wat je achtergrond is, waarom je een bestuursfunctie wilt vervullen en vooral ook welke.
De vijf functies samengevat
Onderstaand de vijf bestuursfuncties waarvoor wij enthousiaste kandidaten zoeken.
- Voorzitter (Statutair als enige in functie gekozen door de Ledenvergadering)
Naast een verbindende rol (in- en extern), zal de voorzitter vooral visie moeten hebben op de uitoefening en toekomst van de rallycross in Nederland. Hij of zij zal een natuurlijke autoriteit en senioriteit moeten hebben en vanzelfsprekend affiniteit met de sport. Enkele van de voor de hand liggende hooftaken van de voorzitter zijn: leiding en richting geven aan de vereniging, vergaderingen effectief en professioneel voorzitten, zorgen dat besluiten worden genomen en uitgevoerd, plus natuurlijk het beleid mede vormgeven en presenteren aan leden en andere belanghebbenden. De Voorzitter is verder het boegbeeld van NRV Eurocircuit en onderhoudt contacten met externe partijen, zoals overheden, de KNAF en m.n. de Sectie Rallycross, zusterclubs in binnen- en buitenland, andere gebruikers van het Eurocircuit en de omgeving en belangengroeperingen. - Secretaris
De secretaris van de Vereniging is in feite de rechter hand van de Voorzitter en heeft in de praktijk over het algemeen ook een aantal nader te bepalen uitvoerende taken. Binnen het Bestuur is de Secretaris van de Vereniging verantwoordelijk voor de organisatie en goede verslaglegging van de vergaderingen van de Vereniging, de in- en externe correspondentie, het ordentelijk archiveren van alle relevante stukken en het up-to-date houden van alle relevante inschrijvingen (zoals KvK). De secretaris is bovendien verantwoordelijk voor de communicatie in algemene zin en meer specifiek, zoals externe brieven, de website, het content beheer van FB en andere media. - Penningmeester
De Penningmeester is binnen het Bestuur primair verantwoordelijk voor de financiële administratie en het beheer van de fondsen en rekeningen van NRV Eurocircuit. Hij/zij heeft geeft bovendien goedkeuring op uitgaven van de Vereniging, is verantwoordelijk voor de samenstelling en het beheer van het jaarbudget van de vereniging, de OPEX en CAPEX planning en uitgaven, alsmede voor het verzorgen van de noodzakelijke verzekeringen. De Penningmeester legt verantwoording over het te voeren en gevoerde financiële beleid af aan zowel het Bestuur als aan de Algemene Ledenvergadering en wordt gecontroleerd door de Kascommissie. Samen met de externe accountant is de Penningmeester verantwoordelijk voor het opstellen van de Jaarstukken. - Bestuurslid Activiteitenorganisatie
Naast zijn of haar algemene verantwoordelijkheid als lid van het Bestuur van NRV Eurocircuit, is dit Bestuurslid in het bijzonder verantwoordelijk voor de planning, voorbereiding, organisatie, uitvoering en evaluatie van alle onder de vlag van de Nederlandse Rallycross Vereniging georganiseerde, alsmede andere op het Eurocircuit te organiseren activiteiten. Daarbij legt het Bestuurslid verantwoording af aan het Bestuur van NRV Eurocircuit. Voor de uitvoering van zijn/haar uitgebreide taak stelt dit Bestuurslid een eigen organisatie samen en stuurt deze aan, zoals een wedstrijdsecretariaat, wedstrijdleiding en officials organisatie, etc. Afhankelijk van de beschikbare vrijwilligerscapaciteit kan – in overleg met het bestuur en binnen de financiële mogelijkheden van de Vereniging – externe capaciteit, kennis en ervaring worden ingehuurd om de overeengekomen activiteiten te organiseren. - Bestuurslid Circuitbeheer
Naast zijn of haar algemene verantwoordelijkheid als lid van het Bestuur van NRV Eurocircuit, is dit Bestuurslid in het bijzonder verantwoordelijk voor het beheer van het terrein en het circuit van NRV Eurocircuit. Hij/zij is verantwoordelijk voor het onderhoud en reparaties en het daarbij behorende budget, dat jaarlijks door het Bestuur wordt vastgesteld. Verder is dit Bestuurslid verantwoordelijk voor orde en netheid van het terrein en de gebouwen, veiligheid, inbraakpreventie, catering, sanitaire voorzieningen, etc. Het Bestuurslid Circuitbeheer is tevens de primaire sleutelhouder en tevens verantwoordelijk voor de overige sleutelhouders. Hij/zij stelt in overleg met het Bestuur zijn/haar eigen organisatie samen, die deels zal bestaan uit vrijwilligers en deels uit ingehuurde mankracht of leveranciers, en stuurt deze aan.
Wil je meer informatie over bovengenoemde functies en wat het betekent om Bestuurslid van NRV Eurocircuit te zijn, neem dan contact op met Walter van de Ven (Voorzitter) of Ron den Engelsen (Secretaris). De contactgegevens vind je op de website.